Op 28 april plaatsten wij een eerste bericht onder Nieuws op onze site om de leden te informeren hoe ver we zijn met het voldoen aan deze nieuwe regelgeving. Wij meldden toen dat we goed op koers liggen en in vergelijking met andere sportverenigingen in de voorhoede zitten wat betreft de invoering.
Hoe staan we er een maand later voor, want op 25 mei treedt deze wet in werking. We zijn weer een stuk verder, maar weten ook dat we nog een paar zaken moeten afronden. Het volgende overzicht schept hierover duidelijkheid:
De belangrijkste stap is vast te stellen voor welke doelen wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Om daarna per doel te inventariseren welke gegevens dit zijn en om niet meer te verzamelen dan strikt noodzakelijk voor dat doel. Dit proces hebben we beschreven in documenten per doel. Denk aan de ledenadministratie en het Kledingfonds. Onder de beschrijving valt ook hoe we die gegevens bewaren, hoe we ze beveiligen, wie geautoriseerd is en wat de bewaartermijn is.
Zij die namens de vereniging geautoriseerd zijn om de gegeven te verwerken – en dit is een ruim begrip – hebben een geheimhoudingsverklaring getekend dat de gegevens alleen voor het doel waarvoor bestemd gebruikt mogen worden. We zijn nog bezig om te zien of we iedereen wat dit betreft in beeld hebben.
We geven gegevens door aan derde partijen voor bijvoorbeeld de inning van contributie of opname van speelgerechtigde leden in Sport Link. Dit laatste heb je bijvoorbeeld nodig voor het invullen van de wedstrijdformulieren. De AVG schrijft voor dat we met deze derde partijen zogenaamde verwerkersovereenkomsten sluiten. Kern daarvan is dat de derde de gegevens alleen in opdracht van ons voor het betreffende doel mag gebruiken. Dit proces loopt nog en willen we in juni afronden.
Tot slot hebben we een eigen privacy statement die je op de site kunt vinden, Privacy statement. En om te borgen dat we conform de AVG blijven werken hebben we binnen het bestuur een privacy functionaris benoemd. Zie daarvoor onder Contact/Wie is wie.
